SharePoint und KI: Unternehmenswissen nutzbar machen

Welche Aufgaben lassen sich unterstützen?

• Wissen finden: relevante Unterlagen zu einer Frage zusammentragen und die Herkunft nachvollziehbar machen.
• Berichte vorbereiten: Informationen aus Dokumenten und Tabellen strukturieren und offene Punkte markieren.
• Kundentermine vorbereiten: Projektstand, Anforderungen und Rückfragen zu einer kompakten Unterlage zusammenführen.
• Teamwissen nutzen: freigegebene Anleitungen und Unternehmensregeln als Arbeitsgrundlage bereitstellen.

Ob die gewünschte Aufgabe zuverlässig funktioniert, prüfen wir an einem begrenzten Bestand. Umfang, Dateiformate und Qualität der Quellen spielen dabei eine Rolle.

Copilot, ChatGPT oder eine individuelle Anbindung?

Wir wählen die Lösung nach Ihrer Aufgabe, vorhandenen Lizenzen, Datenquellen und Betriebsanforderungen. Microsoft 365 Copilot, ChatGPT und individuelle API-Anbindungen werden dabei als mögliche Wege betrachtet. Der tatsächliche Leistungsumfang und die Vertragsbedingungen werden für die gewählte Lösung geprüft.

Eine installierte Desktop-App allein sagt nichts darüber aus, wo Daten verarbeitet werden. Vor Einführung klären wir, welche Informationen wohin übertragen werden und welche Freigaben erforderlich sind.

Zugriffsrechte und Datenqualität zuerst prüfen

Vorhandene SharePoint-Berechtigungen sind der Ausgangspunkt. Für die konkrete KI-Anbindung prüfen wir, unter welcher Identität sie zugreift, welche Inhalte verfügbar sind und ob die vorgesehenen Berechtigungsgrenzen auch in der Anwendung eingehalten werden.

Aktualität, Vollständigkeit, widersprüchliche Dokumente und unnötig breite Freigaben werden im vereinbarten Bereich betrachtet. Die technische Konfiguration ersetzt keine Prüfung der tatsächlichen Ergebnisse.

Ein überschaubarer Pilot mit klarer Prüfung

1. Eine Aufgabe, verantwortliche Personen und ein gewünschtes Ergebnis festlegen.
2. Einen begrenzten Dokumentenbestand und zulässige Nutzer bestimmen.
3. Datenverarbeitung, Verträge und technische Voraussetzungen für die gewählte Lösung klären.
4. Mitarbeitende einweisen und typische Fragen gemeinsam ausprobieren.
5. Quellen, Zahlen, fehlende Informationen und unerlaubte Zugriffe prüfen.
6. Den freigegebenen Ablauf dokumentieren und bei Änderungen erneut betrachten.

KI-Ergebnisse können unvollständig oder falsch sein. Verantwortliche Mitarbeitende prüfen die Unterlagen, bevor sie Entscheidungen treffen oder Inhalte weitergeben.

Wie unterstützt Mr. Byte?

Unser KI-Bereitschaftscheck untersucht einen vereinbarten Daten- und Arbeitsbereich. Unsere Systemhaussparte kann notwendige Änderungen an Ablage, Berechtigungen und Konfiguration separat unterstützen.

Schulung, Einführung und Begleitung richten sich nach Ihrem tatsächlichen Ablauf. Im KI-Handbuch halten wir fest, welche Werkzeuge und Daten genutzt werden dürfen und wer Ergebnisse freigibt.